Planner Trainingen Academie

Wij plannen ongeveer 750 trainingsdagen per jaar. Als planner ben jij, samen met collega planners, verantwoordelijk voor een efficiënte planning van alle trainingen die we vanuit ons interne opleidingshuis aanbieden. Hiervoor stem je vraag en aanbod op elkaar af, waarbij je contact hebt met de verschillende regio's van het Leger des Heils enerzijds, de trainers en locaties anderzijds. Het maken van de planning gebeurt nu nog met behulp van Excel, maar hopen we snel te kunnen doen met ondersteuning van een nieuwe planningstool. De overstap naar deze manier van werken vraagt om een collega die snel zijn of haar weg vindt in nieuwe systemen en ook in de toekomst mee kan blijven denken hoe het systeem optimaal gebruikt kan worden. Tijdens de implementatie gaan we over op een nieuwe manier van werken en dit vraagt flexibiliteit in een veranderende werkomgeving waarin niet altijd alles direct duidelijk zal zijn. Nadat jij en je collega planners de trainingen gepland hebben, worden alle trainingen in ons Leer Management Systeem (LMS) gezet, zodat collega's uit het hele land zich kunnen inschrijven.  

Naast de verantwoordelijkheid voor de planning, heeft elke planner een extra verantwoordelijkheidsgebied. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan het operationeel en gedeeltelijk functioneel beheer van het LMS, het maken van rapportages en genereren van stuurinformatie, uitwerken van processen etc. We bekijken samen met jou en de huidige teamleden wat een goede verdeling van taken is.  

Als planner maak je onderdeel uit van de backoffice van de Academie, dat vanuit het hoofdkantoor in Almere werkzaam is ten behoeve van trainingen in het hele land. De backoffice bestaat momenteel uit twee planners, één beheerder LMS en twee backoffice medewerkers. Eén van de planners gaat een andere rol vervullen, en daarom komt de functie vrij. Het team wordt aangestuurd door de manager backoffice. In overleg met het team kun je een aantal dagen per week vanuit huis werken. Dinsdag en donderdag wordt er door collega's op ons kantoor in Almere gewerkt. Het is fijn als je ook op vrijdag kunt werken gezien de bereikbaarheid van de planners. De belangrijkste taken zijn: 

• Het met behulp van Excel samenstellen van de trainingsplanning op basis van behoeften (zolang de planningstool nog niet in gebruik is)
• Invoeren trainingsplanning in het Leer Management Systeem
• Beheren planning trainingsdagen en werkrooster/urencapaciteit van trainers/locaties (in Excel en/of planningstool)
• Nemen van initiatieven ter verbetering van en het adviseren ten behoeve van de optimalisering van het planningsproces
• Aanspreekpunt zijn voor trainers, werkeenheden, opleidingscoördinatoren en manager backoffice en manager academie over de planning
• Ondersteunen backoffice-medewerkers bij beheren mailbox en eventmanagement bij landelijke symposia.