Managementassistent Ziekenhuis – Vrijwilligerswerk

Met zoveel vrijwilligers en uitdagende plannen voor onze programma’s in elke werkperiode, is het de taak van de Ziekenhuisleiding om het hele team op koers te houden. En om onze patiënten de best mogelijke ervaring te bieden, door hen hoop te geven en genezing te brengen.

Over de functie

De Managementassistent Ziekenhuis is de administratief assistent van de Ziekenhuisdirecteur en de Ziekenhuisleiding. In deze functie ondersteun je uitstekende patiëntenzorg en uitstekende communicatie in en tussen alle afdelingen van het Ziekenhuis. Dit is een unieke functie waarbij je dagelijks contact hebt met het Ziekenhuis en direct bijdraagt aan het bieden van de best mogelijke zorg voor elke patiënt.

Jouw bijdrage

• Je biedt dagelijkse logistieke ondersteuning aan de ziekenhuisdirecteur, zowel op persoonlijk als op managementniveau;
• Je organiseert vergaderingen voor de ziekenhuisleiding en ondersteunt alle vergaderingen administratief;
• Je leidt twee keer per week de ‘Ziekenhuis Ervaringstour’ voor bezoekende donateurs, gasten en partners, en bemanningsleden. Hiermee geef je iedereen inzicht in het werk van het ziekenhuis en in hoe alles met elkaar verbonden is;
• Je helpt bij het opstellen van brieven, e-mails en memo’s. Je reageert op verzoeken om hulp bij schriftelijke communicatie. Je stelt op verzoek van de ziekenhuisdirecteur of het Hoofd Medische Dienst documentatie op en zorgt ervoor dat alle correspondentie tijdig wordt afgehandeld;
• Je organiseert waar nodig ziekenhuisrecepties en andere gelegenheden op het schip en woont deze bij;
• Je overziet de aankomst en het vertrek van elk bemanningslid. Je zorgt ervoor dat pas gearriveerde ziekenhuismedewerkers de juiste ICT-toegang en de nodige informatie krijgen;
• Je managet de administratieve behoeften m.b.t. accounting en financiën;
• Je houdt toezicht op programma assistenten. Dit zijn vaak bezoekende familieleden van andere ziekenhuismedewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de communicatie voorafgaand aan hun komst en het regelen van werkroosters en toewijzing aan een afdeling;
• Je kunt met weinig sturing taken organiseren en uitvoeren.

Functie-eisen

• Het met succes voltooien van het Mercy Ships Onboarding programma is verplicht;
• Je hebt ten minste 2 jaar ervaring in een kantooromgeving als management- of administratief assistent, bij voorkeur in de gezondheidszorg;
• Je hebt gemiddelde tot ruime ervaring met Microsoft Office Suite;
• Je beschikt over uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden;
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk);
• Je hebt een goede beheersing van het Engels;